Privacyverklaring
Voor Fiducre sollicitanten (V1.0 08.04.2022)

Inhoud

1. Doel en draagwijdte van deze privacyverklaring
2. De categorieën van persoonsgegevens die we verwerken
3. Wat we met uw persoonsgegevens doen?
4. Met wie we uw persoonsgegevens delen en waarom
5. Uw rechten en hoe we die eerbiedigen
6. Uw plicht om gegevens te verstrekken
7. Hoe we uw persoonsgegevens beschermen
8. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
9. Contact en vragen

Dit is de privacyverklaring voor sollicitanten van Fiducre NV (incassobedrijf ingeschreven onder nummer 206527 – Marnixlaan 24, B-1000 Brussel – BTW nummer BE0403.173.372) en al haar entiteiten, (Fiducre, ‘we’, ‘ons’ en ‘onze’), en ze is op ons van toepassing zolang we persoonsgegevens van natuurlijke personen (‘u’ en “uw”) verwerken. Fiducre NV is onderworpen aan de verplichtingen opgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (ook bekend als AVG) en in de lokale wetgeving over de bescherming van de persoonsgegevens, zoals de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018.

1. Doel en draagwijdte van deze privacyverklaring

Bij Fiducre begrijpen we dat uw persoonlijke gegevens belangrijk zijn voor u. In deze Privacyverklaring wordt dan ook eenvoudig en transparant uiteengezet welke persoonsgegevens we verzamelen, registreren, opslagen, gebruiken en verwerken, en hoe we dat doen. Onze benadering kan als volgt samengevat worden: de juiste mensen gebruiken de juiste gegevens voor het juiste doel.

Deze privacyverklaring is van toepassing voor

• alle sollicitanten voor een job (‘u’)

Deze privacyverklaring is niet van toepassing voor

• zelfstandige contractanten of wie dan ook wordt gevraagd om bij Fiducre te werken op om ‘t even welke andere basis dan een arbeidsovereenkomst.

We komen in het bezit van uw persoonsgegevens langs volgende wegen:

• U deelt ze ons mee wanneer u voor een job solliciteert.
• Van de person die uw sollicitatie voor de job heeft aanbevolen.
• Uit andere beschikbare bronnen zoals beroepsregisters; online of traditionele media; openbaar toegankelijke bronnen.

2. De categorieën van persoonsgegevens die we verwerken

Persoonsgegevens zijn alle informatie die u identificeert of aan een natuurlijke persoon kan worden gekoppeld. De persoonsgegevens die we over u verwerken omvatten:

• Identificatiegegevens, zoals uw naam, achternaam, geboortedatum en -plaats , thuisadres of verblijfplaats, telefoonnummer en mailadres.
• Persoonlijke informatie, zoals nationaliteit, geslacht, werkvergunningen, foto's, beroepservaring (profiel, vorige werkgevers, beëindiging van de laatste functies en uitgevoerde werkzaamheden, speciale projecten, nevenfuncties; opleiding, beroepskwalificaties en permanente vorming (diploma's, getuigschriften, stages);
• Interesses en noden, bijvoorbeeld hobby's en lidmaatschappen die u met ons deelt;
• Audiovisuele gegevens, voor zover van toepassing en wettelijk toegestaan verwerken we bewakingsvideo's van Fiducre-kantoren en parkeergarages.

Gevoelige gegevens

Gevoelige gegevens zijn persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt, en de verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens om een natuurlijke persoon eenduidig te kunnen identificeren, gegevens over gezondheid of gegevens over het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.

We kunnen gevoelige gegevens verwerken indien dit wettelijk is vereist of toegestaan op grond van de lokale wetgeving.

3. Wat we met uw persoonsgegevens doen

Verwerking verwijst naar elke activiteit die kan worden uitgevoerd in verband met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, opslaan, aanpassen, organiseren, gebruiken, bekendmaken, overdragen of verwijderen ervan in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

We gebruiken uw persoonsgegevens enkel voor volgende doeleinden:

Personeelszaken en personeelsbeleid
Als uw potentiële werkgever verwerken we informatie over u die nodig is om onze contractuele verplichtingen na te komen, of om op uw verzoek de nodige stappen te ondernemen alvorens een overeenkomst aan te gaan. We verwerken ook informatie over u wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer het in ons gerechtvaardigd belang is, zoals voor administratieve doeleinden, en om onze relatie met u te beheren. Activiteiten die onder dit doel vallen omvatten de aanwerving.

Wanneer we persoonsgegevens verwerken die onverenigbaar zijn met één van de hierboven vermelde doeleinden, dan vragen we om uw uitdrukkelijke toestemming (b.v. het verwerken van uw foto), die u op elk moment kunt aanhouden of intrekken.

Bewaring van uw persoonsgegevens
We bewaren uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode, ten laatste tot het einde van het tweede jaar dat volgt op de laatste bijwerking van uw sollicitatiedossier. Wanneer we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor het proces of de activiteit waarvoor we oorspronkelijk hebben verzameld, wissen we ze, of aggregeren we ze (bundelen gegevens op een bepaald abstractieniveau), maken wij ze anoniem en beschikken we erover in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

4. Met wie we uw persoonsgegevens delen en waarom

We delen uw persoonsgegevens intern enkel met hiertoe gemachtigde medewerkers van Fiducre en we zouden uw gegevens extern kunnen delen. Wij kunnen ook gegevens meedelen aan ING Groep (zie hieronder).

Gemachtigde medewerkers van Fiducre

Alleen medewerkers van het HR-departement en de managers gelast met de aanwerving zijn gemachtigd om uw persoonsgegevens te verwerken voor legitieme doeleinden (zie punt 3 ‘Wat we met uw persoonsgegevens doen’). Zij zijn hiertoe alleen gemachtigd voor zover dit nodig is voor dat doel en voor de uitvoering van hun functie. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhoudingsverplichtingen.

Overheid, toezichthoudende en gerechtelijke autoriteiten

Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen kunnen we gegevens bekendmaken aan de relevante overheids-, toezichthoudende of gerechtelijke autoriteiten. In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om uw gegevens te delen met externe partijen, waaronder:

• Overheidsinstanties, regelgevende en toezichthoudende organen zoals de centrale banken en andere toezichthouders voor de financiële sector in de landen waar we actief zijn.
• Gerechtelijke/opsporingsautoriteiten zoals de politie, openbare aanklagers, rechtbanken en arbitrage-/bemiddelingsorganen op hun uitdrukkelijk en wettelijk verzoek.

Dienstverleners en andere derden

Wanneer dit vereist is voor een bepaalde taak, kunnen we uw persoonsgegevens delen met externe dienstverleners (centra voor assessment) of andere derden die bepaalde activiteiten voor Fiducre uitvoeren in het kader van de normale uitoefening van onze activiteiten.

Dienstverleners ondersteunen ons in activiteiten zoals:

• het uitvoeren van bepaalde diensten en operaties
• het ontwerpen, ontwikkelen en onderhouden van op internet gebaseerde instrumenten en applicaties
• IT-diensten zoals applicaties of infrastructuur, b.v. cloud-diensten
• het opstellen van rapporten en statistieken, drukwerk en productontwerp
• werving.

5. Uw rechten en hoe we die eerbiedigen

U hebt bepaalde privacy-rechten als het gaat om de verwerking van uw persoonsgegevens. We eerbiedigen volgende rechten:

Recht om uw toestemming in te trekken

U kunt op elk moment uw toestemming intrekken voor de verwerking van persoonsgegevens waarvoor uw toestemming nodig is (b.v. uw foto).

Recht op toegang tot informatie

U heeft het recht om ons een overzicht te vragen van uw persoonsgegevens die we verwerken en/of een kopie van deze gegevens.

Recht op rectificatie

Als uw persoonsgegevens onjuist zijn, hebt u het recht om ons te vragen deze te rectificeren. Indien we gegevens over u hebben gedeeld met een derde partij, zullen wij ook deze partij op de hoogte stellen van de aangebrachte correcties.

Recht om bezwaar te maken tegen verwerking

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in de mate dat de verwerking steunt op onze legitieme belangen. Fiducre zal dan de verwerking stopzetten tenzij ze een eigen gerechtvaardigd belang kan inroepen.

U kunt geen bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons indien

• we wettelijk hiertoe verplicht zijn, of
• het noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract met u.

Rechten met betrekking tot het gebruik van geautomatiseerde besluiten

Fiducre neemt geen besluiten betreffende sollicitanten op grond van geautomatiseerde systemen. Daar zal altijd een menselijke tussenkomst zijn.

Recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht ons te vragen het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken indien

• u van mening bent dat de gegevens onnauwkeurig zijn
• we de gegevens op onwettige wijze verwerken
• Fiducre de gegevens niet langer nodig heeft, maar u wilt dat we ze bewaren voor gebruik in een juridische claim
• u er bezwaar tegen heeft dat we uw gegevens verwerken voor onze eigen legitieme belangen.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens rechtstreeks aan u of aan een andere onderneming over te dragen. Dit geldt voor persoonsgegevens die we langs geautomatiseerde weg en met uw toestemming of op basis van een contract met u verwerken. Indien technisch haalbaar, en op basis van de toepasselijke lokale wetgeving, zullen we uw persoonsgegevens overdragen.

Recht op wissen

Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. U kunt ons vragen om uw online persoonsgegevens te wissen en het recht om vergeten te worden is van toepassing indien:

• we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor het oorspronkelijke doel
• u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt
• u er bezwaar tegen maakt dat we uw persoonsgegevens verwerken voor onze eigen legitieme belangen en we uw bezwaar gegrond achten
• we uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken
• we wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens te wissen.

Recht op klacht

Mocht u niet tevreden zijn met de manier waarop we op uw zorgen hebben gereageerd, dan heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen. Als u niet tevreden bent met onze reactie op uw klacht, kunt u deze voorleggen aan onze lokale functionaris voor gegevensbescherming. U kunt ook contact opnemen met de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit.

Uitoefening van uw rechten

Indien u uw rechten wil uitoefenen of een klacht indienen, u gelieve contact met ons op te nemen via de contactgegevens onder punt 9.

We streven ernaar uw verzoek zo snel mogelijk te behandelen. Indien we meer tijd nodig hebben om uw verzoek te voltooien dan wettelijk is toegestaan, zullen we u onmiddellijk op de hoogte stellen en de redenen voor de vertraging opgeven.

6. Uw plicht om gegevens te verstrekken

Als uw potentiële werkgever, is er bepaalde informatie die we wettelijk verplicht zijn te verzamelen, of die we nodig hebben om onze contractuele verplichtingen na te komen. Daar is ook informatie die we nodig hebben voor bepaalde HR-processen. We streven ernaar om enkel die persoonsgegevens op te vragen die strikt noodzakelijk zijn voor het relevante doel. Het niet-verstrekken van die informatie kan betekenen dat we niet kunnen aanwerven.

7. Hoe we uw persoonsgegevens beschermen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (beleid en procedures, IT-beveiliging, enz.) om de vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens en de manier waarop deze worden verwerkt, te waarborgen. We hanteren een intern kader van beleidslijnen en minimumnormen in al onze activiteiten om uw persoonsgegevens veilig te houden. Dit beleid en deze normen worden periodiek bijgewerkt om gelijke tred te houden met de regelgeving en de marktontwikkelingen.

Bovendien zijn alle Fiducre-medewerkers onderworpen aan de vertrouwelijkheidsregels en mogen ze uw persoonlijke gegevens niet onrechtmatig of onnodig openbaar maken. Om ons te helpen uw persoonsgegevens te blijven beschermen, moet u altijd contact opnemen met de HR-afdeling van Fiducre als u vermoedt dat uw persoonsgegevens gecompromitteerd zijn.

8. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring wijzigen om conform te blijven met de wijzigingen in de wetgeving en/of om weer te geven hoe we de persoonsgegevens verwerken. Deze versie werd op 8 april 2022 opgemaakt.

9. Contact en vragen

Om meer te weten over het privacy-beleid van Fiducre en over de manier waarop we uw persoonsgegevens gebruiken vindt u hieronder de nodige contactgegevens.