Déclaration de confidentialité
Pour les postulants Fiducre (V1.0 08.04.2022)

Contenu

1. But et portée de cette déclaration de confidentialité
2. Les catégories de données à caractère personnel que nous traitons
3. Ce que nous faisons de vos données à caractère personnel
4. Avec qui nous partageons vos données à caractère personnel et pourquoi
5. Vos droits et comment nous les respectons
6. Votre devoir de fournir les données
7. Comment nous protégeons vos données à caractère personnel ?
8. Modifications de cette déclaration de confidentialité
9. Contact et questions

Ceci est la déclaration de confidentialité pour les postulants de Fiducre SA (société de recouvrement de dettes inscrite sous le numéro 206527 – Avenue Marnix 24, B-1000 Bruxelles – TVA numéro BE0403.173.372) et toutes ses entités (Fiducre, « nous », « notre », « nos »), et elle nous est applicable aussi longtemps que nous traitons des données à caractère personnel appartenant à des personnes physiques (« vous »). Fiducre SA est soumise aux obligations portant sur la protection des données imposées par le Règlement Général de la Protection des Données 2016/679 (aussi connu sous la dénomination de RGPD) et la législation locale relative à la protection des données, telle la loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel du 30 juillet 2018.

1. But et portée de cette déclaration de confidentialité

Chez Fiducre, nous comprenons que vos données personnelles soient importantes pour vous. Cette Déclaration de confidentialité expose de manière simple et transparente la nature des données à caractère personnel que nous collectons, enregistrons, conservons, utilisons et traitons et comment nous procédons. Notre démarche peut être résumée comme suit : les bonnes personnes utilisent les bonnes données dans le bon but.

Cette déclaration de confidentialité s’applique pour :

• tous les postulants à un emploi (« vous »)

Cette déclaration de confidentialité ne s’applique pas pour :

• les contractants indépendants ou quiconque est appelé à travailler chez Fiducre autrement que sur la base d’un contrat de travail.

Nous obtenons vos données à caractère personnel par les voies suivantes :

• Vous nous les communiquez lorsque vous sollicitez pour un emploi.
• La personne qui a recommandé votre candidature à l’emploi.
• D’autres sources disponibles comme les registres professionnels ; les médias en ligne ou traditionnels ; les sources accessibles publiquement.

2. Les catégories de données à caractère personnel que nous traitons

Les données à caractère personnel sont toutes les informations qui vous identifient ou peuvent être liées à une personne physique . Les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons incluent :

• Des données d’identification, comme votre nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse du domicile ou du lieu de résidence, numéro de téléphone et adresse mail.
• Des informations personnelles, comme la nationalité, le genre, les permis de travail, des photos, l’expérience professionnelle (profil, employeurs précédents, fin des dernières fonctions et travaux effectués, projets spéciaux, fonctions annexes) ; la formation, les qualifications professionnelles et la formation permanente (diplômes, certificats, stages) ;
• Intérêts et besoins, par exemple les hobbies et affiliations que vous nous communiquez.
• Des données audio-visuelles, pour autant que d’application et légalement autorisé, nous traitons les vidéos de surveillance des bureaux et des garages de Fiducre.

Données sensibles

Les données sensibles sont des données à caractère personnel dont ressortent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’affiliation à un syndicat, et le traitement de données génétiques, données biométriques pour pouvoir identifier une personne physique sans ambiguïté, données liées à la santé ou données relatives à la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

Nous pouvons traiter vos données sensibles lorsque ce traitement est légalement requis et autorisé sous la législation locale.

3. Ce que nous faisons de vos données à caractère personnel

Le traitement réfère à toute activité pouvant être effectuée relativement aux données à caractère personnel, comme leur collecte, enregistrement, sauvegarde, adaptation, organisation, utilisation, divulgation, transfert ou éloignement en conformité avec la législation applicable.

Nous utilisons vos données à caractère personnel exclusivement dans les buts suivants :

Ressources humaines et gestion du personnel
En tant que votre employeur potentiel, nous traitons des informations vous concernant qui sont nécessaires au respect de nos obligations contractuelles, ou pour à votre demande entreprendre les démarches nécessaires avant de conclure un contrat. Nous traitons aussi des informations vous concernant lorsque nous y sommes légalement obligés, ou dans notre intérêt légitime, comme à des fins administratives, et pour gérer notre relation avec vous. Les activités tombant sous cette finalité incluent le recrutement.

Lorsque nous traitons des données à caractère personnel incompatibles avec les finalités mentionnées ci-dessus, nous vous demandons votre consentement exprès (p.ex. le traitement de votre photo), que vous pouvez maintenir ou retirer à tout moment.

Conservation de vos données à caractère personnel
Nous conservons vos données à caractère personnel pendant un délai déterminé, au plus tard jusqu’à la fin de la deuxième année suivant la dernière mise à jour de votre dossier de sollicitation. Lorsque vos données à caractère personnel ne nous sont plus nécessaires au processus ou à l’activité pour lesquels nous les avons récoltées à l’origine, nous les effaçons, ou nous les regroupons (concentration des données à un certain niveau d’abstraction), nous les anonymisons et nous en disposons conformément aux loi et réglementation applicables.

4. Avec qui nous partageons vos données à caractère personnel et pourquoi

Nous ne partageons vos données à caractère personnel en interne qu’avec des collaborateurs de Fiducre habilités à cet effet et nous pourrions partager vos données en externe. Nous pouvons aussi communiquer des données à ING Groupe (voyez ci-dessous).

Collaborateurs habilités de Fiducre

Seuls les collaborateurs du département HR et les responsables du recrutement sont habilités à traiter vos données à caractère personnel à des fins légitimes (voir point 3 « Que faisons-nous de vos données à caractère personne »). Ils n’y sont autorisés que dans la mesure nécessaire à cette finalité et pour effectuer leur travail. Tous les collaborateurs sont tenus à des obligations de confidentialité.

Autorités publiques de contrôle et judiciaires

Afin de satisfaire à nos obligations légales, nous pouvons communiquer des données aux autorités publiques de contrôle ou judiciaires pertinentes. Dans certains cas, nous sommes légalement tenus de partager vos données avec des parties externes, parmi lesquelles :

• Les instances publiques, les organes de régulation et de contrôle comme les banques centrales et autres autorités de surveillance du secteur financier dans les pays où nous sommes actifs.
• Les autorités judiciaires/de recherches comme la police, les parquets, les tribunaux et les organes d’arbitrage et de médiation à leur requête expresse et légale.

Prestataires de services et autres tiers

Lorsque nécessaire à l’exécution d’une tâche bien définie, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des prestataires de services externes (p.ex. des centres d’assessment) ou d’autres tiers pratiquant certaines activités pour Fiducre dans le cours normal de nos affaires.

Des prestataires de services nous aident dans des activités comme :

• l’exécution de certains services et opérations
• la conception, le développement et l’entretien d’instruments et d’applications basés sur internet
• les services IT comme des applications ou infrastructure, p.ex. les services cloud
• l’établissement de rapports et statistiques, imprimés et conception de produits
• le recrutement.

5. Vos droits et comment nous les respectons

Vous avez certains droits à la confidentialité lorsqu’il s’agit du traitement de vos données à caractère personnel. Nous respectons les droits suivants:

Droit de retirer votre consentement

Vous avez à tout moment le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles (p.ex. votre photo) pour lequel votre consentement est nécessaire.

Droit d’accès à l’information

Vous avez le droit de demander un aperçu de vos données à caractère personnel que nous traitons et/ou une copie de ces données.

Droit à rectification

Lorsque vos données à caractère personnel sont inexactes, vous avez le droit de nous demander de les rectifier. Si nous avons partagé des données vous concernant avec un tiers, nous informerons aussi ce tiers des corrections apportées.

Droit de contester le traitement

Vous pouvez contester le traitement de vos données à caractère personnel dans la mesure où le traitement est basé sur nos intérêts légitimes. Fiducre arrêtera alors le traitement à moins qu’elle n’ait des motifs légitimes irréfutables de poursuivre le traitement.

Vous ne pouvez nous contester le traitement de vos données à caractère personnel si

• nous sommes légalement obligés de le faire, ou
• c’est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec vous.

Droits relatifs à l’utilisation de décisions automatisées

Fiducre ne fonde pas ses décisions à l’égard de postulants sur des systèmes automatisés. Il y aura toujours une intervention humaine.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de nous demander de limiter l’utilisation de vos données à caractère personnel si

• vous estimez que les données sont inexactes
• nous traitons illégalement les données
• Fiducre n’a plus besoin des données, mais vous voulez que nous les conservions pour être utilisées dans une action en justice
• vous avez contesté que nous traitions vos données pour nos propres intérêts légitimes.

Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de nous demander de transférer vos données à caractère personnel directement à vous-même ou à une autre entreprise. Ceci est valable pour les données à caractère personnel que nous traitons par voie automatisée et avec votre consentement ou sur la base d’un contrat avec vous. Si c’est techniquement faisable et sur la base de la législation locale applicable, nous transférerons vos données à caractère personnel.

Droit à l’effacement

Nous sommes légalement tenus de conserver certaines données à caractère personnel pendant une certaine période. Vous pouvez nous demander d’effacer vos données à caractère personnel en ligne et le droit à l’oubli est applicable si :

• nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel pour la finalité originelle
• vous retirez votre consentement à leur traitement
• vous contestez que nous traitions vos données à caractère personnel dans nos propres intérêts légitimes et nous estimons que votre contestation est fondée
• nous traitons vos données à caractère personnel de manière illicite
• nous avons une obligation légale d’effacer vos données à caractère personnel.

Droit de plainte

Si vous ne deviez pas être satisfait de la manière dont nous avons réagi à vos préoccupations, vous avez le droit de déposer une plainte chez nous. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réaction à votre plainte, vous pouvez la soumettre à notre délégué local à la protection des données. Vous pouvez aussi contacter l’autorité belge de protection des données.

Exercice de vos droits

Si vous souhaitez exercer vos droits ou introduire une plainte, veuillez nous contacter via les moyens de contact décrits au chapitre 9.
Nous nous efforçons de traiter votre requête aussi rapidement que possible. S’il nous faut plus de temps que légalement autorisé pour répondre à votre requête, nous vous en informerons immédiatement en vous donnant le motif du retard.

6. Votre devoir de fournir les données

En tant que votre employeur potentiel, nous sommes légalement tenus de récolter certaines données à caractère personnel, ou qui sont nécessaires au respect de nos obligations contractuelles. Il y a aussi des informations dont nous avons besoin pour certains processus HR. Nous nous efforçons de ne vous demander que les données à caractère personnel strictement nécessaires à la finalité pertinente. Le fait de ne pas fournir ces informations peut signifier que nous ne puissions pas vous engager.

7. Comment nous protégeons vos données à caractère personnel ?

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées (politique et procédures, sécurisation IT, etc.) en vue de garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel et la manière dont celles-ci sont traitées. Nous avons recours à un cadre interne de lignes politiques et de normes minimales dans toutes nos activités afin de maintenir vos données à caractère personnel en sécurité. Ces politiques et ces normes sont périodiquement mises à jour pour suivre la réglementation et les développements du marché.

De plus, tous les collaborateurs de Fiducre sont soumis aux règles de confidentialité et ils ne peuvent pas divulguer vos données personnelles illicitement ou inutilement. Pour nous aider à continuer de protéger vos données à caractère personnel, vous devez toujours contacter Fiducre si vous suspectez que vos données à caractère personnel sont compromises.

8. Modifications de cette déclaration de confidentialité

Nous pouvons modifier régulièrement cette déclaration de confidentialité pour rester conformes à tous changements législatifs et/ou pour illustrer la manière dont nous traitons les données à caractère personnel. Cette version a été établie le 8 avril 2022.

9. Contact et questions

Si vous voulez en savoir plus à propos de la politique de confidentialité de Fiducre et comment nous utilisons vos données à caractère personnel vous pouvez trouver des données de contact ci-dessous.